Digitalización de trámites notariales y societarios

Great Metaphysical Interior - Giorgio de Chirico

La Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos (“Ley 11/2023”), entre las varias normas que modifica, introduce varios cambios a la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862 (“Ley del Notariado”). 

Las modificaciones a la Ley del Notariado tienen como objetivo digitalizar parcialmente la actividad notarial, cuyo funcionamiento hasta ahora venía siendo personalista y con muy poca presencia de trámites telemáticos, básicamente centrados a meras notificaciones de los documentos notariales otorgados de forma presencial. El avance clave es, pues, la posibilidad de otorgar determinados actos notariales de forma telemática.

La primera modificación a destacar, es la introducción de las matrices de los instrumentos públicos mediante protocolo electrónico, considerándose dicho protocolo electrónico como original de la matriz, si bien, en caso de contradicción entre la versión en papel y la electrónica prevalece la versión en papel.

La introducción de dicha matriz electrónica se produce mediante modificación del art. 17 de la Ley del Notariado, con el siguiente redactado: “Las matrices de los instrumentos públicos tendrán igualmente reflejo informático en el correspondiente protocolo electrónico bajo la fe del notario. La incorporación al protocolo electrónico o libro registro de operaciones electrónico se producirá en cada caso con la autorización o intervención de la escritura pública o póliza, de lo que se dejará constancia mediante diligencia en la matriz en papel expresiva de su traslado informático. Los instrumentos incorporados al protocolo electrónico se considerarán asimismo originales o matrices. En caso de contradicción entre el contenido de la matriz en soporte papel y del protocolo electrónico prevalecerá el contenido de aquella sobre el de este.”

Además, el nuevo art. 17 bis de la Ley del Notariado contempla la posibilidad de expedir copias autorizadas con la firma electrónica del notario, bajo las mismas condiciones que las copias en papel.

La principal novedad de la Ley del Notariado se encuentra en el nuevo art. 17 ter de dicha ley, que incluye la posibilidad de otorgar y autorizar actos notariales a través de videoconferencia.

Dicho art. 17 ter de la Ley del Notariado lista determinados actos o negocios jurídicos que pueden ser otorgados y autorizados de forma telemática a través de videoconferencia, estos actos o negocios jurídicos son los siguientes:

a) Pólizas mercantiles.

b) Constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.

c) Poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.

d) Revocación de poderes, excepto los generales preventivos.

e) Cartas de pago y las cancelaciones de garantías.

f) Actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.

g) Testimonios de legitimación de firmas.

h) Testimonios en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.

i) Declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.

j) Conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física.

k) Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

Además, si el otorgante no dispusiera de firma electrónica, se le podrá dotar gratuitamente de la misma. El notario autorizará el documento con su firma electrónica cualificada.

La digitalización de actos notariales va acompañada también de la digitalización de actos societarios, mediante la modificación del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio (“LSC”).

La primera modificación de la SC a destacar es la introducción del art. 22 bis LSC, que contempla la posibilidad de constituir sociedades limitadas de forma íntegramente en línea y también las demás operaciones inscribibles durante la vida de dichas sociedades. El texto del nuevo art. 22 bis LSC es el siguiente:

“Las sociedades de responsabilidad limitada podrán ser constituidas mediante el procedimiento íntegramente en línea sin perjuicio de la posibilidad de utilizar cualquier otro tipo de procedimiento legalmente establecido. También podrán realizarse en línea las demás operaciones inscribibles y las dirigidas al cumplimiento de obligaciones legales de la vida de dichas sociedades.

No podrá utilizarse el procedimiento íntegramente en línea cuando la aportación de los socios al capital social se realice mediante aportaciones que no sean dinerarias.”

Otra novedad relevante en relación con la inscripción registral es la reducción de plazos para al calificación del registrador, en tanto el nuevo art. 40 quater LSC establece lo siguiente:

“El procedimiento de constitución en línea, cuando se utilicen escrituras en formato estandarizado con campos codificados y estatutos tipo, se llevará a cabo en el plazo de las seis horas hábiles contadas desde el día siguiente al de la fecha del asiento de presentación o, en su caso, al de la fecha de devolución del documento retirado; a estos efectos se consideran horas hábiles las que queden comprendidas dentro del horario de apertura fijado para los registros. En los demás casos, la calificación e inscripción se llevará a cabo en un plazo máximo de cinco días laborables contados desde el siguiente al de la fecha del asiento de presentación o, en su caso, al de la fecha de devolución del documento retirado.”