Legalización telemática de libros societarios

James Stuart, Duke of Richmond - Anthony van Dyck

La legalización telemática de libros ha pasado a ser la única forma permitida de legalización de libros societarios por aprobación de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

En concreto, el art. 18 de la mencionada ley es el que establece la obligación de llevar los libros de forma telemática y sus consecuencias las comentamos a continuación. Antes vale la pena remarcar que la entrada en vigor de la ley fue el día siguiente de su publicación en 2014. Por lo tanto, los ejercicios sociales iniciados tras su publicación ya quedan afectados por la norma.

Al ser vía telemática, desaparece la opción de legalizar libros en blanco, a partir de ahora hay que presentar los libros (más concretamente las actas o grupos de actas) durante los primeros meses de cada año. En concreto, el art. 18 Ley 14/2013 obliga a presentar los Libros de Actas de la junta y órganos colegiados, el Libro Registro de Socios y de acciones nominativas, en el plazo de 4 meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio (generalmente hasta el 30 de abril).

Es interesante remarcar que se permite legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior al año. Esto sirve para cuando a la compañía interesa acreditar de forma fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador (En inspecciones y procedimientos tributarios o en impugnaciones de acuerdos sociales, esta posibilidad puede ser muy importante a efectos de prueba, por poner un par de ejemplos).

En relación con la intervención del Registrador, ésta se centra únicamente en comprobar el cumplimiento de los requisitos formales y la regular formación sucesiva, expresando el correspondiente código de validación. Es decir, no entra a valorar el contenido de las actas.

Para la tramitación de la legalización telemática es necesario tener el certificado digital y descargar uno de los programas admitidos para su gestión. Como se puede ver, el certificado digital es un instrumento esencial para todas las compañías, pues actualmente gran parte de los trámites con las Administraciones públicas lo requieren: gestiones con la AEAT para el pago de impuestos, pago de tasas judiciales para interponer demandas, tramitación de libros societarios, etc.