Doctrina de la DGRN sobre la emisión de votos de forma telemática

Irises - Van Gogh

En las Resoluciones de 25 y 26 de abril de 2017, de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), se expone la doctrina de este órgano sobre la posibilidad de incluir una cláusula en los Estatutos que permite la emisión de votos a distancia, tanto en sede de la Junta General como en sede del Consejo de Administración, con firma legitimada notarialmente o de forma telemática, con o sin firma electrónica.

El redactado referido a la emisión de votos en la Junta General se presenta del siguiente modo: “También será válido el voto ejercitado por el socio por medio de escrito con firma legitimada notarialmente o por medio de documento remitido telemáticamente con su firma electrónica. No obstante, la Junta podrá aceptar dichos medios aun sin legitimación de firma ni firma electrónica (…).” Por su parte, el voto en el Consejo de Administración se presenta del siguiente modo: “(…) También será válido el voto ejercitado por el consejero por medio de escrito con firma legitimada notarialmente o por medio de documento remitido telemáticamente con su firma electrónica. No obstante, el Consejo podrá aceptar dichos medios aun sin legitimación de firma ni firma electrónica.”

La DGRN realiza una interpretación flexible y se pronuncia a favor de la cláusula estatutaria, tal y como se puede ver en el siguiente extracto:

“(…) se considera excesivo limitar «ex ante» el ámbito de actuación de tales órganos prefijando de forma inexorable cómo pueden realizar es control. Esa prevención no se reproduce en el cuestionado precepto estatutario referido al consejo de administración, si bien es indudable que, en este último caso, las prevenciones y cautelas estatutarias no se antojan tan rigurosas como en el caso de la junta, pues se trata de un órgano que puede ser reducido en cuanto al número de sus integrantes y en el que es más fácil que los llamados a hacerlo puedan desplegar medidas de prevención y de control con mayor facilidad en este caso (cabe traer a colación nuevamente posibilidades tales como zonas de acceso restringido a socios y administradores en la web corporativa), por lo que es perfectamente razonable que aquí no se trasladen, sin más, esas prevenciones o cautelas ya instituidas respecto de la junta general. Por todo ello el defecto ha de ser necesariamente revocado.”

El uso de medios telemáticos y la reducción de los requisitos formales en el uso de éstos es una constante del derecho societario en los últimos años, con el fin de agilizar la gestión de las compañías. En este sentido, sin embargo, no hay que confundir el uso de medios telemáticos en la celebración de la Junta General de socios y las reuniones del Consejo de Administración, con el uso de estos medios para convocar a los socios a la Junta General, donde el medio de comunicación debe preservar una mayor seguridad al requerir la DGRN que se diga que el medio empleado debe asegurar la recepción (básicamente, acuse de entrega y recibo del email), tal y como vimos en “Uso de email en la convocatoria de junta general Resolución de 28 de octubre de 2014 de la DGRN”.